Drejebog for Føtex PokalCup

 

Stævnegruppe	Opgaver	Hvem
Sportslig afvikling	Invitation Få stævnet på ProCup Tilmeldinger Dommere Banefordeling Kampplaner Stævnekontor	Gruppen deler opgaverne mellem sig. Skriv ned, hvem der er ansvarlig for hvad.
Forplejning/udstyr	Indhente tilbud Indkøb Pokaler Samaritter Toiletvogne Borde/bænke Ølvogn Cafax Skraldespande/affaldsposer Grill/kul Telte Kage fra forældre (6 pr. årgang)	Gruppen deler opgaverne mellem sig. Skriv ned, hvem der er ansvarlig for hvad.
Sponsorer/tombola	Sponsorer: Lave sponsorpakker Finde hovedsponsor Vigtigt at pengene kommer ind INDEN afviklingen af stævnet Hjælpetrøjer Beachflag/andre reklamebannere Tombola: Skaffe gaver. Start hurtigst muligt. Pris Lodder Prisskilte	Gruppen deler opgaverne mellem sig. Skriv ned, hvem der er ansvarlig for hvad.
Økonomi	Ansvarlig for udsendelse af rykkere Byttepenge Dankort Evt. MobilePay	Gruppen deler opgaverne mellem sig. Skriv ned, hvem der er ansvarlig for hvad.
Hjælpere inkl. op- og nedtagning samt udstyr	Ansvarlig for at indkalde hjælpere Fordele hjælpere osv. Lastbiler Kølevogn Golfvogne Affaldscontainere Afhentning af borde/bænke Flis	Gruppen deler opgaverne mellem sig. Skriv ned, hvem der er ansvarlig for hvad.
Tombola	Skaffe gaver. Start hurtigst muligt. Pris Lodder Prisskilte	Gruppen deler opgaverne mellem sig. Skriv ned, hvem der er ansvarlig for hvad.

 

 

 

 

Noter til de forskellige grupper

 

Sportslig afvikling

-        Lave/opdatere den nuværende indbydelse. Obs på priser.

-        Lave liste med kontaktinfo på medlemmer af gruppen

-        Få stævnet på staevner.dk. 1 uges betalingsfrist fra tilmeldingen er bekræftet. Husk at notere dette i bekræftelsesmailen, så det ikke kun står på Staevner.dk

-        Sende indbydelsen til alle trænere/holdledere osv. i klubben – opfordre til hurtig tilmelding og opfordre til at videresende indbydelsen til fodboldnetværk

-        Sende indbydelsen til tidligere deltagere (kan trækkes fra staevner.dk)

-        Lægge indbydelsen på hjemmesiden

-        Finde en ansvarlig for staevner.dk, som bekræfter tilmeldinger og holder styr på max 16 hold pr. årgang pr. niveau. Og ventelister.

-        I 2014 var der max 16 hold pr. årgang pr. niveau som udgangspunkt. En enkelt række blev udvidet til 20 hold.

-        I A-kampene (finalekampene) var der lidt kritik af, at dommere var for unge. Kontakt evt. de personer, som er ved at tage dommeruddannelsen. De skal have erfaring, så de vil være en god mulighed. Kontakt evt. Dennis. De behøver ikke betaling, fint med forplejning.

-        I 2014 var der dommere både fra seniorerne, og de højere årganges forældre samt U17-drengene. Drengene skal være fyldt 15 år.

-        Der skal indskærpes over for dommerne ift. aflevering af dommersedler og sms-registreringen. Retningslinjerne skal udpensles lidt mere, så vi er sikre på, at alle forstår det. Det er vigtigt, at dommersedlerne bliver afleveret med det samme, og ikke bliver samlet sammen.

-        Der var få hold i både U6 og U13. Hvordan kan vi tiltrække flere?

-        Fremover vil det være bedre, at alle kampe fra U8 og op er 2 x 10 minutter, og at der er en halv time mellem alle kampe. Det vil sige 2 x 10 + 2 minutters pause. Det giver en 6 minutters buffer.

Forplejning/udstyr

-        Slik købes samme sted som i 2014. Der ligger en aftale på en pris på 45 kr. pr. kilo. Kontakt Jannik på 81 74 15 24. Henvis evt. til HC. Tag kontakt hurtigst muligt. Forespørg evt. også på chokolade, chips og sodavand. Der var indkøbt en del for lidt slik sidste år. I 2014 solgte vi ikke chokoladebarer, men der var stor efterspørgsel.

-        Der var for få fransk hotdogbrød. Der var købt 800. Det dobbelte havde nok været passende. De 800 var allerede solgt om lørdagen. Der blev hentet 480 ekstra brød. Etabler aftalen med Hatting med det samme via Jesper Klejstrup.

-        Køb lidt mere fransk dressing. Evt. i de større bøtter, da de små var lidt bøvlede.

-        60 kilo pølser i overskud. Dog kun frankfurtere. Mængden af almindelige pølser passede.

-        40-50 kilo ketchup i overskud.

-        Sodavand: Exotic solgte rigtig dårligt. Der var for få Sport. Der manglede almindelig Cola. Der blev solgt 9 kasser i alt.

-        Vi køber ind via Unibrew i år, og vi skal ikke give noget for ølvognen.

-         Varm kakao solgte rigtig godt.

-        Sandwich fra Medaljon: indkøbt 400 lørdag (knap 100 i overskud). 300 søndag var passende. Størst salg af kylling og bacon. Overvej om vi kun skal sælge halve.

-        20 ekstra bænke + ekstra rundt ved banerne.

-        Kul passede. 2 poser i overskud.

-        Skiltene skal være noget større, så de kan ses på afstand. Bliver der købt is, er det vigtigt at der er et synligt skilt uden for boden, da fryseren står inde bagved. Sidste år var folk ikke klar over, at vi solgte is. Generelt mere synliggørelse af skiltningen.

-        Toiletvogne kan lejes hos JM-trykluft. Fungerede fint i 2014. Claus Grænse havde kontakten.

-        Samaritter fra Brædstrup var billige og fungerede super godt.

-        Et telt mere vil være passende. Skal det være en investering eller via sponsorat? Evt. 3 x 9 meter. Indhent tilbud med det samme.

-        Antallet af pokaler stemte fint. Kvaliteten var lidt dårligere end tidligere, men ingen efterfølgende klager. 3-4 gange hos leverandøren inden for at vælge ud.

 

Sponsorer

-        Undersøg og aftal, hvad en sponsoraftale skal indeholde ift. pris for fx beachflag, bannerreklamer, hovedsponsor med stævnenavn.

-        Sørg for at pengene er hos os INDEN stævnet.

 

Økonomi

-        Husk flere byttepenge. Der manglede fra morgenstunden lørdag.

-        Det fungerede fint med lån af Dankort-terminal fra cafeteriaet. Men husk ekstra bonner.

-        Skal beløbet, der må hæves ændres til 250 kr. i stedet for 200 kr. Det vil sikkert give mere salg.

-        Evt. MobilePay som supplement til dankortet. Skal da være i ølboden. Det vil også kunne øge salget.

 

Hjælpere inkl. op- og nedtagning samt udstyr

-        I 2014 satte vi telte op onsdag aften, hvilket fungerede rigtig godt.

-        Markeringer laves torsdag.

-        I 2014 var der enkelte klager over, at det var svært at se ud fra sidevejene. Hjørnerne skal holdes helt frie og der skal markeres med bånd overalt.

-        Flere til at sætte mål op om fredagen. Husk at give dem strips med til småreparationer. Og husk at markér hvem målene tilhører. Der var for mange hullede net sidste år = klager.

-        Dagsvagterne fungerede rigtigt godt. De tog selv initiativ, og derfor så der pænt ud med ingen fyldte skraldespande m.m.

-        Bod/telt ved Krokusvej for at undgå at ekskludere de pågældende hold derovre. Evt. gasgrill og køleskab/køletaske for at fremme salget og oplevelsen af at spille derovre. Sidste år følte spillerne sig lidt udenfor. Fremover skal vi forsøge at få placeringskampe og finalekampe flyttet ned.

-        På vagtplanen skal der tilføjes vagter til salg fra golfvognene.

-        Der skal mindst være 4 mand til parkeringen om lørdagen. Gerne flere.

-        Pokalopsætningen skal gerne starte så hurtigt som muligt om eftermiddagen/først på aftenen, da der blev for mørkt sidste år, inden vi var færdige.

-        Ingen børn i boderne. Fungerede godt sidste år.

-        Flis fungerede fint. Samme aftale i år som i 2014. Betalingen var forplejning til familien. Hvem havde kontakten?

-        Søndag blev ølvognen lukket kl. 18.00, og derefter tog det cirka 2 timer med at blive færdige. Det var effektivt, manglende dog blandt andet at gøre toiletter rene. Det er vigtigt at nå så meget som overhovedet muligt søndag.

-        Der SKAL mindst være 4-5 personer til at hjælpe mandag morgen.

 

Tombola

-        I 2014 var der for få gaver. Tombolaen lukkede tidligt om lørdagen, for at der også skulle være præmier til om søndagen. Allerede ved middagstid søndag var der stort set ikke mere at komme efter. Det er derfor rigtig vigtigt at komme i gang med det samme og få skaffet en hel masse gaver INDEN sommerferien.

-        Udvalget af præmier må også gerne være noget bredere.

-        Ved skæve præmier til de helt små, så vil det være en super idé med et lille supplement i form af en lille trøstepræmie. Det er i hvert fald et hit ved mange andre stævner.

-        Ved et stort og bredt udvalg af gaver, vil det være en rigtig ”nem” måde at tjene ekstra penge på for os, og samtidig går folk derfra med en god oplevelse.

-        Hvordan er vinderchancerne/pris pr. lod?

 

Diverse

-        INGEN børn må benytte golfvognene i år.

-        Husk at lade golfvognene op.

-        Husk at informere forældrene om, at der er mad og drikke til dem under vagterne. Det vil være en idé med en kupon, da der var flere forældre, som ikke fik noget. De havde ikke fået det at vide.